8 продвинутых приемов Microsoft Word, которые вы, вероятно, пропустили

Microsoft Word — одна из самых популярных программ в мире, но многие критикуют её. Наиболее распространённые претензии заключаются в том, что она тяжёлая, медленная и имеет множество ненужных функций.

Однако Word действительно обладает множеством функций. Хотя некоторые критикуют программу за то, что ею пользуются все, на самом деле она достаточно мощная и функциональная.

Сложности Word связаны с тем, что пользователи не всегда знают, как правильно работать с программой. Однако в большинстве случаев проблемы можно решить, изменив параметры или используя другие функции.

В этом руководстве рассматриваются сложные или незнакомые части Word, чтобы вы, читатель, смогли найти полезные инструменты и функции. Возможно, программа вам даже понравится.

Остановить автоматическое форматирование Word

Один из главных недостатков Word, который вызывает наибольшее раздражение пользователей, — автоматическое форматирование. Word считает, что лучше всех знает, как нужно делать, и не ждёт, пока пользователь самостоятельно создаст, например, «правильный» список.

Теперь наконец-то можно изменить способ вставки форматированного текста в Word.

Word всегда стремился вставлять текст с сохранением форматирования, но весной в обновлении появились настройки, позволяющие выбрать предпочитаемый способ по умолчанию. Это означает, что вы можете изменить поведение таким образом, чтобы нажатие сочетания клавиш Ctrl+V вставляло только текст с тем же форматированием, что и окружающий текст. Также доступна новая опция «Объединить форматирование», которая сохраняет жирный шрифт, курсив, подчёркивание, надчёркивание и списки, но адаптирует их к целевому шрифту, цвету и размеру. Благодаря этому, например, можно скопировать отформатированный список из документа с шрифтом Helvetica в документ со стандартным шрифтом Word Aptos.

Программа также автоматически преобразует, например, абзацы, начинающиеся с номера, в нумерованные списки, как только вы нажимаете клавишу «возврат» для создания нового абзаца. Вы можете легко изменить это поведение в настройках. Откройте «Файл» > «Параметры» > «Правописание». Нажмите на параметры автозамены и выберите вкладку «Автоформат». Здесь вы найдёте множество опций, которые вам могут не понадобиться, например автоматические маркеры.

Ещё один недостаток для многих — это то, что Word настаивает на выделении целых слов. Например, если вы хотите удалить предложение от первой буквы до середины четвёртого слова, может показаться невозможным правильно выделить выделение, чтобы однократное нажатие клавиши Backspace удалило только этот фрагмент, потому что, как только вы перейдёте через пробел, Word начинает выделять по одному слову, а не по одному символу.

Это также можно легко исправить, открыв «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно» и поставив галочку « При выборе автоматически выбирать все слово» . Таким образом, Word выделит текст именно так, как вы хотите. Вы можете снять флажок «Настроить разметку абзаца», если не хотите, чтобы Word автоматически добавлял новый знак абзаца при выборе всего абзаца, чтобы вы могли вставить этот абзац в другой абзац.

Изменение таблиц стилей по умолчанию

Вы когда-нибудь задумывались, почему в Word есть несколько таблиц стилей с синим текстом? Или как изменить шрифты по умолчанию в новых документах? В наши дни это на удивление легко.

Щелкните правой кнопкой мыши стиль, например «Заголовок 1» , и выберите «Изменить» . Внесите любые необходимые изменения, например переключитесь на черный текст или измените шрифт. Когда вы будете довольны, нажмите «Новые документы на основе этого шаблона» , затем «ОК», чтобы сохранить изменения в шаблоне по умолчанию. Если вы внесете изменения в таблицу стилей «Обычный», это также повлияет на несколько других шаблонов, основанных на ней: «Без пробелов» , «Подзаголовок» , «Цитата» , «Сильная цитата» и «Часть списка» , например, имеют тот же шрифт, что и «Обычный» .

Освоение функции поиска

Наверняка вы знаете, что в Word есть функция поиска. Возможно, вы также знакомы с чуть более продвинутой функцией «Найти и заменить». Однако функция поиска в Word на самом деле гораздо мощнее, и вы можете искать то, о чём, возможно, даже не задумывались. Нажмите «Найти» справа от шрифтов на ленте «Главная», а затем нажмите «Расширенный поиск». Откроется диалоговое окно с тремя вкладками. На вкладке «Найти» вы найдёте кнопку «Ещё», которая содержит множество настроек поиска (например, поиск только по целым словам или игнорирование знаков препинания). Также есть два выпадающих меню с дополнительными функциями поиска. Меню «Формат» позволяет искать части текста, использующие определённый шрифт или выделенные курсивом. Меню «Специальные» используется, например, для поиска специальных символов, таких как разрывы строк и пробелы.

Расшифровка записанных разговоров

У вас есть аудиозапись, которую вы хотите сохранить в текстовом формате? Word теперь предлагает встроенную функцию транскрипции на базе искусственного интеллекта, которая облегчает работу. Просто нажмите «Диктовка» в правой части вкладки «Пуск» на ленте и выберите «Транскрибировать», и эта функция откроется в правом столбце. Выберите английский язык, если он ещё не установлен, и нажмите «Загрузить аудио», чтобы отправить вашу аудиозапись на сервер Microsoft. Транскрипция может занять некоторое время, и Word сообщит вам, когда она будет готова. Когда это произойдёт, нажмите «Добавить в документ», где у вас будет четыре варианта форматирования текста (с динамиками и временными метками или без них).Результаты, которые я тестировал, содержат ошибки, поэтому их нельзя использовать напрямую в текстах. Но он работает достаточно хорошо, чтобы понять из контекста, что сказали выступающие, и при необходимости его можно чётко записать.

Настольная версия Word теперь также предлагает транскрипцию аудиозаписей. Эта функция в настоящее время по-прежнему полностью бесплатна.

Делитесь документами с другими и совместно редактируйте

Когда Google начал отвоевывать долю рынка у Office, одной из причин было то, насколько легко нескольким сотрудникам совместно редактировать документ или таблицу. Microsoft осознала важность совместного редактирования и представила аналогичные функции в 2013 году.

Сегодня легко предложить другим редактировать документы в Word, Excel и PowerPoint, и они могут редактировать их как в классических приложениях, так и в веб-приложениях. Для начала убедитесь, что документ сохранен в OneDrive. Затем нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу. Здесь есть два варианта: пригласить и поделиться с выбранными людьми или создать ссылку, которую сможет использовать каждый. Первое, очевидно, немного безопаснее, но если вы не знаете, какой адрес электронной почты человек, которого вы приглашаете, использует для своей учетной записи Microsoft, проще создать ссылку.

Если документ открыт для редактирования более чем у одного пользователя, каждый может видеть, где в документе работают остальные, что снижает риск конфликтов редактирования, которые могут возникнуть, если два человека одновременно вносят изменения в одном и том же месте. Если конфликт все же возникнет, Word поможет его разрешить.

Чтение и восстановление старых версий документов

Сохранение документов в OneDrive дает вам несколько преимуществ по сравнению с их локальным хранением. Во-первых, активировано автосохранение, чтобы вам не приходилось сидеть и нажимать сразу все Ctrl+S . Да, в Word есть функция восстановления на случай сбоя программы, но многие пользователи могут рассказывать страшилки о больших документах, которые они забыли сохранить и которые бесследно исчезли и их уже невозможно восстановить.

Еще одним преимуществом является то, что OneDrive сохраняет историю версий, поэтому вы можете вернуться к предыдущим версиям документа без необходимости сохранять кучу разных версий. «Report_last_draft_final_final_final.docx» уходит в прошлое.

Вот как найти более старые версии:

1. Откройте документ из OneDrive.

2. Нажмите на имя файла выше в окне Word.

3. Выберите «История версий» , и отобразится текущая версия со списком ранее сохраненных версий справа.

4. Нажмите на предыдущую версию, чтобы просмотреть ее.

5. Вы можете восстановить старую версию, нажав кнопку «Восстановить» на желтой полосе, которая появляется под панелью инструментов, или выделите и скопируйте текст, который затем можно вставить в новый документ или в последнюю сохраненную версию, чтобы восстановить только этот фрагмент. .

Рисование

В Word уже давно есть функции для размещения изображений и фигур в документах, но знаете ли вы, что теперь в нём также есть инструменты для рисования? Microsoft добавил эту функцию, чтобы сделать Word более удобным для использования на компьютерах и планшетах с сенсорным экраном и/или стилусом, но её также можно использовать с помощью мыши или трекпада.

Чтобы открыть инструменты для рисования, нажмите на вкладку меню «Рисование». Здесь вы найдёте различные инструменты, такие как ручки, ластики и два типа маркеров. Следующая кнопка — «Линейка» — размещает виртуальную линейку над документом, которую можно использовать для рисования прямых линий. Чтобы изменить угол линейки, наведите указатель на линейку и прокрутите колесо прокрутки мыши (или перетащите двумя пальцами на трекпаде). Чтобы переместить линейку, щёлкните и перетащите.

Остальные функции не так интересны, за исключением, возможно, Ink to math, которая позволяет легко вводить формулы и уравнения в правильном формате.

Помощь в создании текста с использованием Microsoft Editor.

Microsoft Editor — это современное обновление классической программы проверки орфографии и грамматики на базе искусственного интеллекта, которая уже много лет используется в Word. Он встроен в Word и Outlook на Windows и Mac, но также доступен как расширение для браузеров на базе Chromium, таких как Edge и Chrome.

В Word вы можете найти редактор под кнопкой «Редактор» справа от вкладки «Пуск» на ленте, и он открывается в столбце в правой части окна.

В верхней части редактора отображается оценка документа в виде процентов. По мере того, как вы исправляете различные недостатки, обнаруженные функцией, процент увеличивается. Под решением вы найдете четыре раздела: «Исправления» , в котором указаны орфографические и грамматические ошибки; Уточнения , где программа предлагает изменения, чтобы сделать язык более формальным и понятным; Сходство , чтобы проверить, насколько ваш текст похож на онлайн-источники; и Insights , который представляет собой ярлык старой функции «Статистика читабельности» с такими цифрами, как количество предложений в абзаце и количество слов в предложении.

Нажмите на каждую подкатегорию, чтобы просмотреть предложения редактора. Как и в случае со старой функцией правописания, вы можете изменять, игнорировать или добавлять слова в глоссарий, а также следить за другими предлагаемыми изменениями или игнорировать их.

Лучшие альтернативы Word

Программ для написания и обработки текста разными способами, мягко говоря, предостаточно. Если вам не нравится модель подписки или вы просто считаете Word громоздким, у вас есть другие варианты. Поскольку Word можно использовать для самых разных целей, я классифицировал свои рекомендации по необходимости:

Простота? Word Online или Google Docs.
Если вам не обязательно нужна полнофункциональная программа для Windows, вы можете обойтись Word Online, включенным в бесплатные учетные записи, или Google Docs. Оба имеют все обычные функции, которые могут вам понадобиться для обработки текста, и, кроме того, вы получаете возможность совместного редактирования с другими людьми, которых вы приглашаете.

Функциональность? Libreoffice Writer
Наиболее близким к полному клону Word, который вы можете получить сегодня, является Libreoffice Writer . Как и Word, он оснащен функциями для всех видов обработки текста, но имеет открытый исходный код и бесплатен.

Вы хотите сделать макет? Scribus или Affinity Publisher
Scribus — мощная программа с открытым исходным кодом. Если вы готовы заплатить немного больше, Affinity Publisher более совершенен и похож на Adobe Indesign, с очень мощными функциями, но с ним довольно легко начать работу.

Вы пишете книгу или дипломную работу? Scrivener
Платежная программа Scrivener очень популярна среди писателей, переводчиков, журналистов, юристов и ученых, и не зря. Программа просто упрощает работу с длинными текстами.

SoftIcon

Привет 👋

Подпишитесь, чтобы получать замечательный контент каждый месяц.

Мы не спамим! Прочтите нашу политику конфиденциальности, чтобы узнать больше.

5 1 голос
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии